Etikkpolicy

Føremål

Etikkpolicyen for Ferde skal medverka til god etisk praksis. Policyen gjeld for alle tilsette og for styret. Innleigde vert i denne samanhengen rekna som tilsette og er omfatta av policyen på lik linje med tilsette. Etikkpolicyen gjeld også på arbeidsreiser, kurs, sosiale samankomstar i regi av Ferde og i andre samanhengar der tilsette representerer Ferde.

Etikkpolicyen er en del av det etiske rammeverket for Ferde. Det etiske rammeverket består av code of conduct (norsk og engelsk versjon), CSR policy og etikkpolicy.

Styret og tilsette har ansvar for å halda seg oppdaterte om Ferde sitt etiske rammeverk og har ansvar for å byggja ein kultur som stettar dette. Alle leiarar i Ferde skal syta for at medarbeidarane er kjende med dei etiske retningslinene. Brot på retningslinene kan få arbeidsrettslege konsekvensar for tilsette i Ferde.

Integritiet og mogelege interessekonflikter

Tillit

Ferde sin visjon er å sørgja for effektiv finansiering av framtidas samferdsel.

Selskapet skal innkrevja bompengar på ein effektiv måte og bompengefinansiera transportinfrastrukturen med gode finansieringsvilkår i bomregion sørvest.

Tilsette og styret skal vera medvitne om samfunnsansvaret som følgjer med desse oppgåvene og utøva dei på ein tillitsvekkjande måte.

Open, påliteleg og etterretteleg

Ferde praktiserer openheit og transparens, slik at ålmenta kan få innsyn i korleis Ferde utfører oppgåvene sine. For å sikra dette, er det viktig å syta for korrekt journalføring og arkivering av relevant dokumentasjon.

Informasjon som vert gjeven til ålmenta skal vere korrekt og objektiv.

Fagleg sjølvstende, objektivitet og integritet

Tilsette skal sikra at arbeidet i verksemda er tufta på fagleg sjølvstende, objektivitet og integritet. Dette vert gjort ved å leggja til grunn fagleg kunnskap og skjønn gjennom heile tenesteutøvinga.

Innkjøp og forretningsdrift

Ferde har eit stort samfunnsansvar i å krevja inn bompengar. Ferde skal gjera dette på ein mest mogleg økonomisk og rasjonell måte. Forretningsdrifta i Ferde skal vera basert på god forretningsskikk og skal skje i samsvar med gjeldande lover og reglar. Drifta skal bidra til at Ferde når måla sine, oppfyller samfunnsoppdraget og har god score på KPI’ane for dei regionale bompengeselskapa.

Alle innkjøpa i Ferde skal gjennomførast i samsvar med lov og forskrift om offentlege anskaffingar og Ferde sine retningsliner for innkjøp; Innkjøpspolicy. Ved å fremja kunnskap og gode haldningar, skal Ferde arbeida aktivt for å hindra korrupsjon, utruskap og utilbørleg påverknad av avgjerdstakarar.

Om leverandørar eller potensielle leverandørar tilbyr styret/tilsette å vera med på reiser og liknande, er det ein føresetnad for deltakinga at Ferde dekkjer utgifter til reise og opphald; Reisepolicy. Uansett skal dette avklarast med nærmaste leiar før en takkar ja til invitasjon. Måltid og underhaldning innanfor vanlege og aksepterte normer kan likevel bli dekka av leverandør/potensiell leverandør. Slike aktivitetar saman med ein leverandør/potensiell leverandør skal aldri skje så lenge det pågår ein anskaffingsprosess kor leverandøren er eller kan vera ein potensiell leverandør.

Rammeavtalar med leverandørar skal ikkje nyttast til privat bruk, med mindre målet med avtalen er leveransar til dei tilsette.

Habilitet

For mange av arbeidsoppgåvene til dei tilsette i Ferde gjeld habilitetsreglane i forvaltningslova. Dei tilsette skal då forhalda seg til desse. Den tilsette har plikt til å vurdera sin egen habilitet. Ved tvil om habilitet skal spørsmålet takast opp, slik at nærmaste leiar eller juridisk direktør tek stilling til spørsmålet.

Økonomiske interesser, verv og bierverv

Tilsette og styremedlemmer er avhengig av tillit og kan ikkje ha verv eller bindingar som kan skapa rettkomen tvil om dei er upartiske, eller som kan verka hemmande på utøvinga og/eller oppgåvene som ligg til rolla.

Enkelte grupper av tilsette og tillitsvalde i selskapet skal registrera økonomiske interesser, verv og bierverv i Ferde sitt register for slike interesser. Nærmare rutinar for slik registrering framgår av vår Rutine for dokumentasjon av verv og økonomiske interesser.

Tilsette kan etter skriftleg samtykke ta ekstraarbeid for ein annan arbeidsgjevar eller driva privat ervervsverksemd i fritida innanfor visse grenser. For å få samtykke til ekstraarbeid vil lojalitetsplikta overfor Ferde vera førande. Sentrale moment i vurderinga om det skal gjevast samtykke vil vera i kva grad ekstraarbeidet vil kunna gå utover arbeidsprestasjonen hos Ferde og i kva grad ekstraarbeidet kan gjera det vanskeleg å vera uavhengig og habil i arbeidet for Ferde.

Interessekonflikter

Tilsette og tilsette sine nærmaste skal som kundar behandlast på lik linje med kundar elles. Det er ikkje høve til å gje tilsette og dei som er nære dei tilsette særskilt behandling og/eller fordelar.

Gåver og andre fordelar

Styret og tilsette skal ikkje, korkje for seg sjølv eller andre, ta imot eller leggja til rette for å ta imot, gåver, reiser, hotellopphald, bevertning, rabattar, lån eller andre ytingar eller fordelar som kan vere eigna til, eller der gjevaren har hatt til føremål, å påverka tenesteutøvinga eller avgjerdene.

Dette er ikkje til hinder for at ein kan ta i mot gåver av svært låg verdi , der dette etter omstenda er naturleg, t.d. som en påskjønning for eit foredrag el. l. Dersom styret og tilsette er i tvil om ei gåve ligg innanfor det som ein kan ta i mot, skal spørsmålet leggast fram for næraste overordna eller juridisk direktør. Som en tommelfingerregel vil enkeltståande tilfelle av gåver til ein verdi under kr 300 vera akseptabelt, viss dei vert gjeve i ein samanheng der slike gåver er normale.

Styremedlemmer og tilsette må ikkje nytte stillinga si til å skaffa seg sjølv eller andre urettkomne fordelar. Dette gjeld òg i tilfelle der desse fordelane ikkje er eigna til å påverka tenesteutøvinga eller avgjerdene.

Representasjon og liknande skal haldast innanfor vanlege og aksepterte normer for sosialt samvære.

Deltaking på konferansar, kurs, arrangement m.v.

Det er positivt at tilsette deltek på konferansar, kurs, arrangement m.v, kor kompetanse kan tileignast og/eller nettverk etablerast og vedlikehaldast.

Tilsette skal avklara deltakinga med nærmaste leiar.

Ferde skal dekka reise- og opphaldsutgifter ved deltaking i slike arrangement. Det kan likevel aksepterast at arrangøren dekkjer utgifter til måltid og underhaldning som ikkje går ut over vanlege og aksepterte normer.

For deltaking på slike arrangement i regi av leverandørar eller potensielle leverandørar viser vi til punktet om «Innkjøp og forretningsdrift».

Eigarskap, kjøp og sal av aksjar og finansielle instrumenter

Tilsette og styremedlemmer bestemmer som utgangspunkt over eigen privatøkonomi og kan plassera formuen sitt fritt, som einkvar annan borgar.

Den enkelte må alltid sørga for at lovregler vert følgde i samband med slike investeringar, under dette at innsidereglar, habilitetsreglar og skatteregler vart haldne.

Tilsette/styremedlemmer har plikt til å skaffa seg kunnskap om eigarinteressene til ektefelle eller andre ein lever saman med i eit ekteskapsliknande forhold, samt barn som ein forsørger, om eigarinteressa kan leia til inhabilitet for tilsette/styremedlemmer. Overfor andre nærstående har ikkje tilsette/styremedlemmer den same plikta til å skaffa seg slik kunnskap. Ein må likevel vera aktsom. Dette kan – avhengig av situasjonen – krevja at tilsette/styremedlemmer gjer næmare undersøkingar.

Eigarskap og økonomiske interesser skal rapporterast til selskapet i høve til dei til ei kvar tid gjeldande rutinar for slik rapportering, ref Ferdes Rutine for dokumentasjon av verv og økonomiske interesser.

Personleg åtferd

Generelt

Styret og tilsette skal ikkje opptre på ein slik måte at ein skadar Ferde og bompengeordninga. Styret og dei tilsette skal gjera seg kjent med lovar, forskrifter, interne reglar og rutinar som gjeld for Ferde si verksemd. Arbeidsoppgåvene skal utførast i samsvar med desse reglane.

Teieplikt

Styret og tilsette i Ferde skal overhalda teieplikt pålagt i lov eller forskrift, eller i Ferde sitt interne regelverk. Fortrulege opplysningar skal ikkje nyttast til eiga vinning eller til skade for andre. Teieplikta gjeld òg etter at ein har avslutta tilsetjingstilhøvet eller styrevervet i Ferde.

Det er ikkje tillatt å tileigna seg opplysningar som er unnateke offentlegheit i Ferde sitt arkiv dersom dette ikkje er grunngjeve i arbeidsoppgåver ein gjer for Ferde.

Naudsynt kommunikasjon av sensitive opplysningar må skje på ein slik måte at uvedkomande ikkje kan få innsyn.

Ytring og lojalitet

I tråd med grunnverdien «open», har Ferde som mål at organisasjonskulturen i verksemda skal vere basert på tillit, openheit og takhøgd. Det er viktig at tilsette med sin sakkunnskap har høve til å formidla eit kritisk og kompetent perspektiv i samfunnsdebatten.

I tilfelle der ein uttalar seg i media, til tredjepersonar og liknande, utan at dette er omfatta av den einskilde sine arbeidsoppgåver, skal ein gjere det klårt at ein uttalar seg på eigne vegner. Ein skal ikkje gje opplysningar som er underlagde teieplikt, eller gje opplysningar i strid med lojalitetsplikta som normalt gjeld i tilsetjingstilhøve.

Lojalitetsplikta skal ikkje vere til hinder for at den tilsette har ytringsfridom, også innan sitt eige felt. For tilsette i sentrale leiarstillingar og tilsette som har ei sentral rolle i behandlinga av den saka som den tilsette uttaler seg om, vil lojalitetsplikta kunna setja noko strengare rammer for slike ytringar enn det som gjeld for andre tilsette.

Dei tillitsvalde og verneombodet skal tala medlemmane og dei tilsette si sak. Dei har derfor ein særleg vid ytringsfridom når dei utfører desse verva.

Kundar og oppdragsgjevarar

I samsvar med verdiane våre hjelper me kundane og oppdragsgjevarane våre. Ferde skal visa respekt for kvar kunde og oppdragsgjevar sin situasjon. Ferde skal vera transparent, rask og rettferdig i kundedialogen og overfor oppdragsgjevarane våre.

Ferde sine midlar, verdiar og eigedelar

Ferde sine midlar, verdiar og eigedelar skal nyttast effektivt og til arbeidsrelaterte føremål. Det kan gjevast løyve til privat bruk dersom dette er i samsvar med gjeldande reglement.

Ferde sin e-post, logo, brevhovud, signatur eller porto skal aldri nyttast i privat korrespondanse.

Digitale plattformer og sosiale medium

Generelt

Ferde-epostkontoar skal berre nyttast til arbeidsformål. Til privat korrespondanse skal det nyttast ein separat, privat konto.

Ferde sine digitale plattformar, til dømes lagringssystem o.a., skal nyttast til arbeidsrelaterte føremål. Bruk til andre føremål er berre tillate dersom det er i samsvar med gjeldande reglement.

Sosiale medium og digital kundedialog

Ferde sine kontoar på sosiale medium og i digital kundedialog skal nyttast til å fremja Ferde sitt offisielle syn, og skal ikkje nyttast til å fremja personlege oppfatningar.

Styret og tilsette skal vere medvitne si rolle i Ferde ved privat deltaking i sosiale medium.

Varsling

Ferde arbeider aktivt for å hindra kritikkverdige forhold og bidra til å retta opp i desse. Kritikkverdige forhold er forhold som er i strid med rettsreglar, Ferde sine skriftlege etiske retningsliner eller allment aksepterte etiske normer, ref. kapittel om varsling i HMS handboka.

I samsvar med Arbeidsmiljøloven § 2 A-3 har arbeidsgjevar ei aktivitetsplikt ved varsling. Arbeidsgjevar plikter å sørgja for at innkomne varsel blir undersøkt og handsama innan rimeleg tid. Vidare har arbeidsgjevar ei særskilt plikt til å sjå til at den som har varsla har eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø. Les mer om Varsle til Ferde.

Etikkpolicyen er vedtatt av styret 8. mars 2024.